LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

TEMA 10: LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

LA ORGANIZACIÓN Y SU EVOLUCIÓN

La organización del trabajo consiste en un conjunto de reglas o normas destinadas a obtener un resultado determinado, con los mínimos gastos y esfuerzos.

Evolución de la organización del trabajo:

LA EDAD MEDIA

Se establece el feudalismo como régimen organizativo político-social. La economía feudal era autosuficiente.

Desde el punto de vista de la organización del trabajo, el hecho más importante  fue la constitución de los gremios, en los que estaban encuadrados los comerciantes y artesanos para el ejercicio de su actividad.

Los aprendices, bajo la dirección de los oficiales y maestros, adquirían la destreza en un oficio pasando a ser oficiales. Para el grado superior, maestría, los oficiales debían realizar la llamada “Obra Maestra” con la que se terminaba el periodo de formación. 

LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL

Con la Revolución Industrial los avances de la técnica fueron constantes e importantes, y el deseo de obtener el máximo rendimiento con el menor esfuerzo posible, fue la causa de que se prestara una decidida atención a la mejora de los métodos de trabajo y a su organización.

A finales del siglo XIX se establecieron los principios básicos de la Organización Científica del Trabajo.

ESCUELA DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA DEL TRABAJO

La escuela de la Dirección Científica se inició con los estudios realizados por F.W. Taylor en la Midvale Steel Company en 1882. La idea fundamental de Taylor fue la aplicación de métodos científicos a la organización del trabajo. Su objetivo es indagar las relaciones o coordinaciones que puedan dar como resultado la máxima producción con el mínimo coste. La dirección científica nos lleva a las siguientes conclusiones:

-          Aplicar un método científico al estudio del trabajo humano de cada uno de los elementos que el hombre utiliza en su trabajo.  

-          Conseguir cooperación y espíritu de equipo para desarrollar el trabajo en la forma establecida.

-          División del trabajo entre la dirección y los trabajadores.

HENRY FAYOL

Henry Farol era un ingeniero economista francés que definió la mayor parte de los elementos fundamentales para estructurar una empresa. Defendió una organización jerárquica de la administración y la unidad de mando, considerando que la capacidad esencial de los jefes es la administrativa. Estableció catorce principios de dirección del trabajo, entre los que vamos a destacar:

-          división del trabajo: lo que produce un incremento de la eficacia y está una mayor productividad.

-          Autoridad y responsabilidad: derecho a dar órdenes por parte de los mandos. La responsabilidad es una consecuencia de la autoridad.

-          Unidad de dirección: una dirección al frente de un conjunto de actividades para la consecución del mismo objetivo.

-          Unidad de mando: un miembro de la organización no debe recibir órdenes más que de un jefe.

TEORÍA DE LA BUROCRACIA: MAX WEBER

La teoría burocrática estructura una organización altamente formalizada. Los niveles de autoridad deben estar perfectamente delimitados con normas claras, regladas y escritas.

En el modelo burocrático existe la división del trabajo. Los directivos con autoridad están ordenados jerárquicamente y estrictamente definidos para favorecer la supervisión y el control. Es una organización de escasa flexibilidad.

Este modelo fue ideado para grandes organizaciones. Generalmente las organizaciones públicas siguen el modelo burocrático de Weber, que es el padre de la teoría de la organización denominada burocrática. Para Weber esta estructura es superior a cualquier cosa. Su idea es que la burocracia es superior siempre que se establezca bien, siempre que, cuando se organice el trabajo, se cumplan una serie de características que son propias del sistema burocrático. Los principios para el buen funcionamiento de las burocracias son:

-          Especialización: si en una organización a los empleados se les cambia de tarea con frecuencia, la burocracia no puede funcionar. Es preciso que cada persona realice un trabajo muy concreto, un número de tareas muy limitado y, además, siempre las mismas.

-          Reglas y procedimientos: cada tarea, cada actividad, está regulada. Se determina qué procedimiento hay que seguir, qué papeles hay que rellenar, en qué formulario y cómo deben completar y a dónde se tienen que enviar los originales, las copias, y cuál es el lugar de archivo.

-          Unidad de mando: que cada empleado solo dependa de una persona.

-          Comunicación formal: los empleados tienen relaciones formales exclusivamente con sus jefes y sus subordinados.

-          Jerarquía: en una burocracia la jerarquía lo es todo. Existe una cadena de mando que va desde el director general hasta la última persona de la organización. Cada uno sólo puede relacionarse a través de dicha cadena.

-          Antigüedad y preparación: la burocracia, al basarse en puestos especializados, también busca personas que, cuando se integren en la organización, tengan especialidades concretas. La forma de ascender en las organizaciones burocráticas es a través de la antigüedad y de la preparación.

Uno de los autores que más a fondo analizó los aspectos dañinos de la actuación burocrática fue Michel Crozier; dicho autor señala que existen cuatro puntos fundamentales que actúan como círculos viciosos limitando los aspectos positivos de la burocracia:

-          Carencia de iniciativa: se pierde el sentido humano del trabajo y de las relaciones.

-          Demora en las decisiones.

-          Falta de reacción ante el cambio: los cambios continuos en los productos o en los gustos de clientes, las variaciones de las ofertas que realizan otras empresas, obligan a reaccionar con rapidez y tomar determinaciones casi inmediatas, pues, si no, los clientes acabarían marchándose. A las organizaciones burocráticas les falta este pulso de cambio.

-          Utilización excesiva de tecnócratas: por la necesidad de establecer normas y procedimientos. Esto crea un grupo de personas cuya misión es normalizar todas las cuestiones, actividades y tareas de la empresa, lo que representa un alto coste para la empresa.     

LA ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS: ELTON MAYO

Elton Mayo, Graduado en Sociología por la Universidad de Harvard, realizó una serie de experimentos con un grupo de operarias en los talleres de Hawthorne. Con estos experimentos Elton Mayo pretendía alterar las codicotes de trabajo, disminuyendo las jornadas laborales, concediendo descansos, cambiando las condiciones de los talleres, explicando a las operarias la importancia de su trabajo, etc. Cada cambio originaba un aumento de producción, pero lo curioso del caso es que volviendo a las condiciones primitivas, la producción siguió aumentando, por lo que los técnicos no pudieron llegar a conclusiones definitivas. Elton Mayo llegó a la conclusión de que el espíritu de colaboración del personal era el responsable de tal incremento. No se había dado hasta entonces la debida importancia al factor humano en las empresas y era necesario aplicar los principios de la Psicología y Sociología a las relaciones en las empresas.

Los continuadores de la obra de Elton Mayo la perfeccionaron y crearon la llamada Escuela de las Relaciones humanas. Para la Escuela de las Relaciones Humanas el hombre es el factor más importante de la producción, que reacciona a muy variadas estímulos, por lo que ciencias que tienen al hombre como centro de sus estudios han aportado valiosas contribuciones a la organización y racionalización del trabajo. La Escuela de las Relaciones Humanas considera al hombre como persona no como una máquina, introduce la Ética del trabajo, y se plantea la existencia de grupos formales que se deben tener en cuenta para la organización.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

 La organización del trabajo consiste en un conjunto de reglas o normas destinadas a obtener un resultado determinado, con los mínimos gastos y esfuerzos.

La estructura de cualquier organización bien realizada debe cumplir una serie de principios:      

-          Unidad de objetivo: todos los componentes de la organización deben contribuir, en la medida que le corresponda, a la consecución del objetivo de la empresa.

-          Alcance del control: e necesario determinar y clarificar el número de personas más conveniente que un jefe puede dirigir con efectividad.

-          Unidad de mando: las instrucciones que den los o más jefes no deben entrar en conflicto.

-          Principio jerárquico: debe haber una línea clara de autoridad. En esta cadena alguien debe figurar como autoridad y responsable último.

-          Delegación de autoridad y responsabilidad: ha de haber cierta relación entre la responsabilidad de las personas y la autoridad. La delegación autoridad consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle libertad y responsabilidad para desempeñarla, y controlarle para comprobar si la realiza adecuadamente. Una delegación de responsabilidad que no vaya acompañada de la correspondiente autoridad para llevarla a cabo no es una delegación real.

-          Principio de división del trabajo y especialización: dividir el trabajo es fraccionar el mismo en tareas más simples o elementales, con la finalidad de ser más eficientes. Al dividir el trabajo a cada operario le toca realizar tareas cada vez más sofisticadas, lo que conduce necesariamente a la especialización.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

CENTRALIZACIÓN

La centralización es la concentración que se produce cuando la mayoría de las decisiones importantes corresponden a pocos puestos de trabajo, la capacidad de decisión se produce en la cúspide de la organización.

En determinadas ocasiones puede resultar conveniente conservar la centralización. Por ejemplo para facilitar la dirección personal.

-          La dirección personal puede ser un factor decisivo en e éxito de las empresas pequeñas durante las primeras etapas de su desarrollo. La centralización facilitará este tipo de liderazgo personal.

-          En situaciones de emergencia la centralización es muy conveniente cuando se tengan que tomar decisiones de urgencia que afecten a todas o la mayoría de las unidades de la empresa.

DESCENTRALIZACIÓN

La descentralización implica la sistemática delegación de autoridad y la consiguiente responsabilidad en todo el ámbito de la organización. La descentralización debe establecer una red de coordinación entre los diferentes subsistemas, para evitar duplicidad de operaciones y descoordinaciones esenciales. Los motivos de la descentralización pueden ser los siguientes:

-          Para aliviar la carga del nivel directivo superior: la centralización hace que el personal directivo superior esté sobrecargado.

-          Para facilitar la diversificación: en muchos casos la razón principal de la descentralización es la diversidad de actividades de la empresa y no su tamaño.

-          Para que las decisiones se puedan tomar en el lugar y/o nivel más apropiado.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

La organización de la empresa es la combinación de todos los elementos de la empresa para conseguir un beneficio.

La organización total de una empresa se compone de una organización formal y una informal.

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal define la estructura formal de la empresa y consecuentemente los límites de las actividades de los individuos, fija la responsabilidad y autoridad y el área de actuación de las personas.

La coordinación que impone la organización formal se lleva a cabo mediante normas establecidas.

La estructura formal de la empresa utiliza, principalmente tres clases de canales de comunicación por el que circula la información oficial:

-          Descendente: parte de la alta dirección y desciende hasta los niveles inferiores.

-          Ascendente: se dirige desde los niveles inferiores hacia los superiores.

-          Horizontal: es la que fluye entre los miembros del mismo nivel.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Este tipo de organización se constituye espontáneamente atendiendo a un conglomerado de motivos particulares.

Los individuos de cada grupo informal se relacional por intereses particulares.

Se crean normas en el grupo y crean canales informales de comunicación por los que, en ocasiones, circula más información que a través de la cadena de mando formal.

LÍDERES O JEFES INFORMALES

Los canales de comunicación pueden funcionar de forma diferente, reafirmando la formación de líderes o jefes informales.

El líder suele ser el que ostente el mayor nivel jerárquico oficial entre los miembros de un grupo. Puede existir un liderazgo compartido.

El denominado satélite se encuentra dentro de la organización informal, es el “pez gordo” de la dirección, que suele actuar independientemente. Normalmente no es líder, pero es una figura muy importante dentro de la organización informal.

LAS CAMARILLAS

Las camarillas son grupos de profesionales de una organización.

Los expertos no aconsejan a los profesionales la integración en camarillas.

LAS VENTAJAS QUE PRESENTA PERTENECER A UNA CAMARILLA

-          Posibilidad de promoción interna: la camarilla procura mover a sus miembros para incrementar su influencia real dentro de la organización.

-          Condiciones laborales: incrementos salariales discrecionales y mejoras en las condiciones de trabajo son más asequibles a los miembros de una camarilla.

-          Calor humano: algunos expertos explican la existencia de camarillas por la necesidad de seguridad psicológica que se siente en grupos más pequeños.

-          Mayor flujo de información: tienen un mayor acceso a ella, tanto oficial como la extraoficial.   

INCOVENIENTES QUE PRESENTA PERTENECER A UNA CAMARILLA

-          Aislamiento: sus miembros pueden confundir la realidad de la camarilla con la de la empresa, lo que supone una barrera para relacionarse con otros grupos.

-          Barreras de salida

-          Defenestración: si la camarilla llega a resultar un problema para la dirección, sus miembros pueden tener dificultades en el futuro profesional en la empresa.

EL ORGANIGRAMA

El organigrama es un gráfico en el que se representa la estructura y las relaciones que existen entre las distintas unidades y departamentos de una empresa.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

Por el fin:

-          Informativos: son los que pretenden proporcionar una visión general de la estructura organizativa de la empresa, por lo cual sólo comprenden las grandes unidades que la integran.

-          Analíticos: deben comprender la totalidad de la estructura organizativa y refleja todas las relaciones existentes. Se utiliza para analizar la situación organizativa de la empresa en un momento determinado.

Por la extensión:

-          Generales: son los que reflejan la estructura organizativa global de toda la empresa a la que se refieren.

-          De detalle: se refieren a un departamento concreto de la empresa.

Por el contenido:

-          Estructurales: son los que únicamente representan las diversas unidades que constituyen la empresa y las relaciones entre ellas.

-          Funcionales: son los que representan los contenidos de cada una de las entidades representadas.

-          De personal: los que en las unidades representadas indican su denominación y el rango y nombre de la persona que al dirige.

Por la forma:

-          Verticales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan en las posiciones más elevadas y debajo de ellas se colocan las que están subordinadas. Los organigramas piramidales constituyen una variedad de los organigramas verticales; consiste en representar una pirámide divida horizontalmente en varias partes, cada una de las cuales se corresponde con un nivel de autoridad. En la cúspide de la pirámide se sitúan las unidades dotadas de mayor autoridad, y en su base aquellas cuya autoridad es menor.

-          Horizontales: las unidades que tienen mayor autoridad se sitúan a la izquierda y las que se subordinan a ellas se colocan a su derecha.    

LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Las organizaciones se pueden clasificar según la naturaleza de las relaciones de autoridad:

-          La estructura lineal o jerárquica: se basa en el principio de unidad de mando. Los órdenes nacen en la alta dirección y luego van descendiendo. El gran inconveniente que presenta es que las comunicaciones son muy lentas.

-          La estructura en línea y staff: es aquella en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staff.

-          La estructura en comité: es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea y staff, y sólo para la toma de algunas decisiones en concreto. Los comités tienden a ser lentos y conservadores y, en muchas ocasiones, en ellos las decisiones se toman más por compromisos basados en conflictos de intereses.

-          La estructura matricial: es en la que especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos. Las ventajas de la estructura matricial radican en su flexibilidad y en su capacidad para afrontar los problemas y proyectos importantes.

-          Estructura funcional: es una estructura jerárquica, la alta dirección se encarga de planificar, organizar y tomar decisiones. Los responsables de las áreas funcionales se sitúan al más alto nivel. Cada función es dirigida por un especialista. Cada persona no debe recibir órdenes más que de un solo feje. La estructura de este modelo se fundamenta en las diferentes funciones que se desarrollan en la empresa: producción, marketing, finanzas y recursos humanos. A esta estructura se la sigue criticando su falta de comunicación horizontal y la coordinación entre los diferentes departamentos.

-          Estructura divisional: en una estructura divisional se produce una descentralización de todas las actividades operativas y funcionales de la empresa.

LA DEPARTAMENTACIÓN

La mayoría de las organizaciones de las empresas se basan en la existencia de departamentos para dividir el trabajo; estos pueden ser creados atendiendo a diferentes criterios. A este proceso se le denomina departamentación y a las divisiones que resultan unidades de autoridad central.

A cada departamento se le asigna un directivo, el cual se responsabiliza de todas las operaciones realizadas en el mismo. El conjunto de todos los directivos crea el sistema de autoridad central.

Los principales tipos de departamentación son:

-          Departamentación funcional: se forman por las funciones que cada uno desarrolla en la empresa. En la mayoría de las empresas se aprecian las funciones fundamentales de: producción, marketing, finanzas y recursos humanos.

-          Departamentación geográfica: es frecuente en los departamentos de marketing. Resultará conveniente adoptar una organización con divisiones geográficas cuando de esta forma se puedan satisfacer mejor las necesidades de los clientes o las características del producto.

-          Departamentación por productos o servicios: las empresas que elaboran productos muy diferentes en muchas ocasiones se dividen creando un departamento para cada tipo de producto.

-          Departamentación por clientes y por canales de distribución: en algunas empresas y en algunos departamentos, como el de distribución, es frecuente que la departamentación se realice en función de los diversos tipos de clientes que tienen y de los intermediarios que utilizan.

-          Departamentación por proceso o maquinaria: se trata de conseguir la economía que se deriva de la integración de actividades según procesos o clase de maquinaria.

NUEVAS TENDENCIAS ORGANIZATIVAS

ORGANIZACIÓN HORIZONTAL

La actividad organizativa se desarrolla en torno a los procesos de negocio. La sociedad se centra en la atención al cliente. Es una organización que se basa en la información y en los conocimientos actualizados de los profesionales. La mejora de los profesionales supone una reducción muy importante de niveles organizativos. Se trata de eliminar tareas improductivas.

ORGANIZACIÓN INTELIGENTE

Esta organización se fundamenta en la posibilidad de aprendizaje. La organización exige un aprendizaje constante para poder planificar y ejecutar en todos los niveles. Se trata de establecer un proceso informativo y de aprendizaje que permita una buena toma de decisiones a lo largo de toda la pirámide.

ORGANIZACIÓN EN TRÉBOL

La organización en trébol tiene en cuenta la evolución del empleo. Las empresas tratan de reducir los costes fijos por lo que tienden a la contratación temporal y a la subcontratación.

Según los expertos esta es la organización del futuro.

El tronco del trébol está formado por la alta dirección, que relaciona y coordina las tres hojas del trébol. La alta dirección la componen pocas personas. La organización con estructura de trébol consta de tres partes:

-          Núcleo de trabajadores profesionales: forma la parte estructural permanente de la empresa. Está compuesto por directivos y trabajadores profesionales que ejecutan la parte fundamental de la organización.

-          Trabajo flexible: son los trabajadores contratados, estos trabajadores tienen una formación elemental.

-          Subcontratas: existen procesos y/o actividades que la empresa subcontrata a otras organizaciones.  Se les paga las cantidades convenidas por calidad y resultados.